個人情報に関する取扱

電友会個人情報保護の基本方針

電友会は、会員の生活の安定、向上のために、必要に応じて電友会本部、地方本部、支部、地区支部の役員、会員及びその家族の個人情報を取得・利用しています。

電友会は、全ての活動に於いて知りえた個人情報の重要性を十分認識し、個人情報保護マネジメントシステム定着への活動を日々推進しています。

電友会は、次の通り個人情報保護方針を定め、実施します。

第1条 個人情報保護に関する法令や規律の遵守

電友会は、保有する個人情報の取り扱いに関して適用される法令、国が定める指針を遵守します。

第2条 個人情報の取得

電友会が個人情報を取得する場合には、利用目的を明確にし、適正かつ公正な手段によって、個人情報を取得します。

第3条 個人情報の利用目的と共同利用

電友会は、次の利用目的のために個人情報を利用します。これらの目的の他に利用することはありません。

  1. (1)電友会の評議員会の決定に基づく活動等における、各役員・会員への情報連絡
  2. (2)電友会活動に関する会員への情報提供、運営管理、サービスの提供等
  3. (3)保険会社との団体協約等に基づく、会員へのサポート・維持管理
第4条 個人情報の第三者提供
  1. 1. 電友会は、次の場合を除いて、本人の個人情報を第三者に提供することはありません。
    1. (1)あらかじめ、本人が同意されている場合ならびに法令に基づく場合
    2. (2)利用目的の達成に必要な範囲内において、業務を外部へ委託する場合
  2. 2. 電友会は、会員のための保険制度を普及するため、取扱代理店へ会員の個人情報(「氏名」、「生年」、「性別」、「住所」、「電話番号」を提供する場合があります。ただし、本人の要求がある場合は、個人情報の提供を停止します。
第5条 個人情報の保護、管理

電友会は、個人情報を正確に、かつ新しく保ち、安全に管理するとともに個人情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏洩などを防止するため、必要かつ適正なセキュリティ対策を講じ、定期的に見直し是正します。

第6条 個人情報の開示、訂正、利用停止、消去

電友会は、提供された個人情報において、本人が開示、訂正、利用停止、消去等を求める要求がある場合は、本人であることを確認した上でその措置を行います。
 これらの全般的な連絡・問い合わせは会員が所属する各地方本部とします。

第7条 管理責任者

電友会は、業務上使用する個人情報について、適正な管理を実施するとともに業務上の個人情報の適正な取り扱いを実現するため、各地方本部に責任者をおきます。

第8条 個人情報保護体制の継続的改善

電友会は、活動内容、社会情勢の変化を把握するとともに、個人情報保護に関する管理や体制について継続的に改善を行います。

第9条 苦情・問い合わせへの対応

電友会は、保有する個人情報に対する問い合わせ等について適切、かつ迅速に対応します。

制定日:平成17年 4月 1日
改定日:平成26年 4月 1日
電友会会長 青木 利晴

電友会個人情報保護の基本方針にもとづく運用細則

電関第1号
平成26年4月1日
電友会関西

第1条 (第2条関係)会員情報の取得

電友会関西の活動に必要な場合に限り、会員情報を利用する。

  1. (1)新規会員については、会員情報利用目的等を添えて、入会申込書を付し、本人の届けにより登録する。
    その際に、会員名簿に氏名・住所・電話番号・メールアドレスの掲載の可否を併せて確認する。
  2. (2)既存会員については、ホームページにより周知することとし、会員名簿記載の氏名・住所・電話番号・メールアドレスのいずれかの不掲載の申し出がある場合は次回発行の名簿から削除することとする。
  3. (3)会員情報は、本人からの申告により変更する。
第2条 (第3条関係)会員情報利用の目的

電友会関西の活動に必要な場合に限り、会員情報を利用する。

  1. (1)電友会関西地方本部および支部(以下「電友会」という)の行事の連絡。
  2. (2)電友会からの連絡および問い合わせ。
  3. (3)電友会会報と名簿の送付。
  4. (4)保険会社からの依頼にもとづく会員確認。
第3条 (第4条関係)個人情報の第三者提供

個人情報を第三者に開示、又は委託業務を行わせる場合

  1. (1)個人情報を開示できる第三者は信頼できる個人・団体であって会員個々人に不利益を生じさせる恐れが全くないことを確認できた場合に限るものとする。
  2. (2)開示する場合は、当該第三者から機密保持義務を厳守する文書を提出させ、使用後は開示資料の返却を義務付けることとし、業務遂行上の必要から外部業者に業務委託を行う場合も同様とする。
  3. (3)具体的には、特定業者に対し、会報の発送、及び名簿の作成・発送等を委託する場合は、情報漏洩を防止するための利用目的を限定し、機密保持に関する覚書、又は協定書を締結することとする。
    2項の保険代理店は、きらら保険サービス株式会社、株式会社テルウェル・ライフアシストとする。
第4条 (第5条関連)個人情報の保護、管理

個人情報データベースの不正アクセス防止

  1. (1)パソコン等情報端末は、オフラインの環境とする。
  2. (2)個人情報を取り扱う担当は最小限度とし、基本方針の理解を浸透し守秘義務を遵守させることとする。
  3. (3)やむを得ない事由でオンラインの環境でのパソコンを使用する場合、セキュリティソフトの最新版更新を行うこととする。
第5条 (第6条関係)連絡・問い合わせ先
  1. (1)会員情報の取り扱いについての連絡・問い合わせは、関西地方本部または所属支部とする。
  2. (2)会員の住所等の問い合わせに関しては、電友会の会員に対してのみ会員名簿に記載されている情報に限り問い合わせに応じる。
    (問い合わせ会員の確認のため、改めて事務局から回答する。)
第6条(第7条関係)管理責任者
  1. (1)管理責任者は、関西地方本部は事務局長、支部にあっては支部長とする。
  2. (2)人事異動等で管理者が一時的にも不在にならないようにする。

以上

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